حتى بعد أن تجد مورّدًا موثوقًا ومعروفًا (وهذا موضوع مقال منفصل)، كثير من الخلافات في أول طلبية تنشأ من عدم كتابة شروط الصفقة بدقة كافية. تركّز قائمة التحقق هذه على هذا الجانب بالذات: تفاصيل الصفقة، وليس مصداقية الطرف الآخر.

١. اكتب مواصفات المنتج بدقة

قبل الاتفاق على السعر، حدد كتابيًا الصنف، الفئة (مثل Extra أو Class I أو Class II)، نطاق الحجم، الوزن، ونوع التغليف. عبارة عامة مثل "تفاح درجة أولى" غير كافية؛ يجب تحديد المعيار الذي بُنيت عليه هذه العبارة بالضبط.

٢. اطلب عينة أو صورة حقيقية من الشحنة نفسها

الصورة الدعائية أو العينة الخاصة بشحنة أخرى ليست ضمانًا لجودة شحنتك الفعلية. قبل الدفع، اطلب صورًا أو فيديو حقيقيًا من نفس الدفعة (batch) التي ستُشحن.

٣. حدد شرط التسليم (Incoterm) ومكان التسليم بدقة

كتابة "FOB" أو "CIF" وحدها غير كافية؛ يجب ذكر المدينة أو الميناء بالضبط أيضًا (مثل "FCA أرومية"). بالنسبة للتصدير البري إلى العراق، احرص على استخدام قواعد النقل البري المناسبة، لا قواعد النقل البحري.

٤. حدد طريقة وتوقيت الدفع بوضوح

حدد النسبة المدفوعة مقدمًا، ومتى وكيف يُدفع الباقي (تحصيل مستندي، اعتماد مستندي)، ومن يتحمل رسوم التحويل المصرفي.

٥. وضّح مسؤولية المستندات التصديرية

حدد أي طرف يتحمل تكلفة الشهادة الصحية النباتية وشهادة المنشأ، وإن لزم الأمر شهادة المطابقة القياسية، ومن المسؤول عن تجهيزها في الوقت المناسب.

٦. اتفق مسبقًا على طريقة فحص الجودة عند الوصول

حدد من يقوم بالفحص وكيف في حال وصول الشحنة بجودة أقل من المتفق عليه، وما هو الحد المقبول من التفاوت (وفق التسامحات المعتادة في معايير الفواكه الطازجة الدولية)، وكيف يتم التعويض في حال وجود فروقات.

٧. حدد فترة التحميل والغرامة عند التأخير

بما أن الفاكهة سلعة قابلة للتلف، فإن تأخيرًا لبضعة أيام قد يقلل قيمة الشحنة بالكامل. حدد الفترة الزمنية الدقيقة للتحميل وعواقب التأخير في الاتفاق.

٨. سجّل كل شيء في عقد أو أمر شراء مكتوب

الاتفاق على التفاصيل عبر رسائل واتساب غير كافٍ. عقد أو فاتورة أولية (Proforma Invoice) مكتوبة تشمل جميع النقاط أعلاه ستكون المرجع المشترك للطرفين في حال حدوث خلاف.

٩. ابدأ بطلبية تجريبية صغيرة

قبل توقيع عقد طويل الأمد أو بكمية كبيرة، يمكن لطلبية أصغر أن تُظهر ما إذا كان واقع الصفقة مطابقًا لما اتُّفق عليه كتابيًا أم لا.

دور أوريكس

في أوريكس، تُسجَّل مواصفات المنتج وشرط التسليم وشروط الدفع والمستندات المطلوبة بوضوح في ملف كل صفقة، ليعرف الطرفان منذ البداية بالضبط ما اتفقا عليه. إذا كنت تريد صفقة بشروط واضحة وموثّقة، يمكنك التسجيل في أوريكس.