حتی وقتی یک تامینکننده کاملاً معتبر و شناختهشده پیدا کردهاید (که خودش موضوع یک مقاله جداست)، بخش زیادی از اختلافات در اولین سفارش از جایی میآید که شرایط معامله به اندازه کافی دقیق نوشته نشده. این چکلیست روی همین بخش تمرکز دارد: مشخصات معامله، نه اعتبار طرف.
۱. مشخصات دقیق محصول را مکتوب کنید
قبل از توافق روی قیمت، رقم، کلاس کیفی (مثلاً Extra، Class I یا Class II)، محدوده اندازه، وزن و نوع بستهبندی را دقیقاً بنویسید. عبارت کلی «سیب درجه یک» کافی نیست؛ باید مشخص شود این عبارت دقیقاً بر اساس چه استانداردی تعریف شده است.
۲. نمونه یا تصویر واقعی از همان محموله بخواهید
تصویر تبلیغاتی یا نمونهای که مربوط به محموله دیگری است، تضمینی برای کیفیت بار واقعی شما نیست. قبل از پرداخت، عکس یا ویدیوی واقعی از همان لات (batch) که قرار است بارگیری شود درخواست کنید.
۳. Incoterm و محل دقیق تحویل را مشخص کنید
فقط نوشتن «FOB» یا «CIF» کافی نیست؛ باید شهر یا بندر دقیق هم کنار آن ذکر شود (مثلاً «FCA ارومیه»). برای صادرات جادهای به عراق، حتماً از قواعد مناسب حمل زمینی استفاده کنید، نه قواعد دریایی.
۴. روش و زمانبندی پرداخت را قفل کنید
مشخص کنید چه درصدی پیشپرداخت است، باقیمانده در چه لحظهای و با چه روشی (وصولی اسنادی، اعتبار اسنادی) پرداخت میشود، و کارمزد انتقال بانکی بر عهده کدام طرف است.
۵. مسئولیت مدارک صادراتی را روشن کنید
مشخص کنید کدام طرف هزینه گواهی بهداشت گیاهی، گواهی مبدأ و در صورت نیاز گواهی استاندارد را پرداخت میکند و چه کسی مسئول تهیه بهموقع آنهاست.
۶. روش بازرسی کیفیت در مقصد را از قبل توافق کنید
مشخص کنید در صورت رسیدن محموله با کیفیت پایینتر از توافق، چه کسی و با چه روشی بازرسی میکند، چه میزان مغایرت قابل قبول است (مثلاً تلورانسهای رایج در استانداردهای بینالمللی میوه تازه) و در صورت مغایرت، جبران خسارت چگونه انجام میشود.
۷. بازه زمانی بارگیری و جریمه تأخیر را مشخص کنید
چون میوه فسادپذیر است، تأخیر چند روزه میتواند ارزش کل محموله را کاهش دهد. بازه دقیق بارگیری و پیامد تأخیر را در توافق ذکر کنید.
۸. همه چیز را در یک قرارداد یا سفارش خرید مکتوب ثبت کنید
توافق روی جزئیات در چت واتساپ کافی نیست. یک قرارداد یا پیشفاکتور (Proforma Invoice) مکتوب که تمام موارد بالا را دربر بگیرد، مرجع مشترک دو طرف در صورت اختلاف خواهد بود.
۹. با یک سفارش آزمایشی کوچک شروع کنید
پیش از بستن قرارداد بلندمدت یا حجم بزرگ، یک سفارش کوچکتر میتواند نشان دهد آیا واقعیت معامله با آنچه روی کاغذ توافق شده مطابقت دارد یا نه.
نقش اوریکس
در اوریکس، مشخصات محصول، Incoterm، شرایط پرداخت و مدارک لازم بهصورت شفاف در پروفایل هر معامله ثبت میشود تا هر دو طرف از ابتدا دقیقاً بدانند روی چه چیزی توافق کردهاند. اگر میخواهید معاملهای با شرایط روشن و ثبتشده داشته باشید، ثبتنام در اوریکس را ببینید.
